1 Chargé de Mission Vie Associative et Gestion des Salles - Montaigu-Vendee H/F - 85

Sous la responsabilité de la responsable du service vie associative et gestion de salles, vous jouerez un rôle clé dans l'accompagnement du tissu associatif local. Vous assurez la coordination des évènements et la gestion des équipements municipaux, dans une logique de qualité de service public et de sécurisation des actes administratifs.

A cet effet, vous êtes chargé de :
1. Accompagnement quotidien des associations et des usagers
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, informer et orienter les usagers
- Répondre aux besoins courants des associations : appui administratif, conseils pratiques, accompagnement dans leurs démarches réglementaires.
- Aider les usagers et les associations à réaliser leurs démarches en ligne (réservations, demandes d'autorisation, formalités diverses).

2. Coordination des évènements associatifs en lien avec les services internes
- Assurer l'interface opérationnelle entre les associations et les services internes : communication, remise des clés, demandes de matériel, présence des élus...
- Etablir et suivre les formalités administratives et réglementaires encadrant les manifestations : autorisations, débits de boisson, circulation, occupation du domaine public...
- Garantir la conformité réglementaire des démarches et sécuriser les actes décisionnels.
- Alimenter et suivre les demandes de communication associatives, en lien avec la direction de la communication (agenda Mouv', panneaux lumineux, supports d'affichage).
- Accompagner les référents élus dans l'organisation des manifestations portées par les mairies déléguées.

3. Gestion des réservations des salles communales
- Gérer le planning des salles municipales sur l'ensemble du territoire de Montaigu-Vendée
- Assurer la qualité du service rendu et accompagner les usagers dans les démarches en ligne : disponibilité des équipements, conformités des espaces, suivi des demandes.
- Etablir et suivre les formalités administratives dans le cadre des locations de salles (contrats, facturation...).
- Assurer le suivi financier des dossiers en lien avec la responsable de service (arrhes, soldes).
- Garantir la cohérence des usages et optimiser l'occupation des équipements.
- Accompagner les services internes dans la mise en place de manifestations dans les salles communales.

4. Coordination des équipes bénévoles lors des manifestations internes
- Mobiliser, coordonner et accompagner les équipes bénévoles impliquées dans le cadre de temps forts spécifiques (Printemps du Livre, Arts sur Digue).
- Veiller à la bonne circulation des informations et au respect des consignes de sécurité et de fonctionnement.