Assistant Administratif à l'Enseignement Supérieur et Alternance H/F - Lycee Saint Carlo Acutis

Le lycée et campus Saint Carlo Acutis, situé à MONTAIGU-VENDEE (85), recherche son assistant(e)
administratif pour l'enseignement supérieur et le lycée (élèves alternants).
Sous tutelle diocésaine, l'ensemble scolaire regroupe, en multisites, une école, un collège, un
lycée général et technologique, un lycée professionnel et un pôle d'enseignement supérieur,
accueillant près de 1900 apprenants.
Sous la responsabilité du directeur-adjoint du lycée professionnel et campus, vous assurez
le suivi et le traitement des dossiers administratifs des alternants pour permettre le bon
déroulement des tâches éducatives et de formation. Vous serez garant(e) d'une image
accueillant(e) et d'une écoute auprès de l'ensemble de nos interlocuteurs, en lien avec le projet
éducatif de l'ensemble scolaire.
MISSIONS ET FONCTIONS PRINCIPALES
En lien direct avec le directeur-adjoint du LP et Campus, vous assurez les missions suivantes :
GESTION ADMINISTRATIVE DE L'UFA ET DU CFP
- Assurer le suivi et le contrôle administratif des différents titres RNCP « hors éducation
nationale »
- Mettre à jour et archiver les documents relatifs aux formations de l'UFA et du CFP.
- Assurer le suivi des étudiants et lycéens alternants : gérer les absences, les retards, les
dossiers de bourse et les synthèses pour les maîtres d'apprentissage.
- Gérer les parcours de formation en lien avec les responsables pédagogiques et le CFA :
inscriptions, contrats de scolarité, conventions de stage, organisation des examens.
- Support à l'activité : gérer les plannings, suivre les dossiers des formateurs, contrats des
prestataires.
- Rencontrer les professionnels et proposer les contrats de professionnalisation ou
d'apprentissage.
- Assurer la transmission des données entre les formateurs, les alternants et le service
comptabilité.
- Faire le lien avec les formateurs et assurer le suivi Qualiopi.
- En lien avec le directeur adjoint et les responsables pédagogiques, organiser les examens
officiels.
L'INGENIERIE DE FORMATION ET LA GESTION DES LABELS « QUALITE »
- Effectuer en coordination avec le directeur-adjoint, le suivi de la formation REL de
l'AFTRAL
- Veiller au respect des cahiers des charges des référentiels des organismes certificateurs
type Qualiopi, AFTRAL, OPCO.
- Prendre en charge les dossiers administratifs d'appels d'offre de formations continues,
professionnelles ou en alternance.
- Effectuer le suivi et accompagner le fonctionnement de l'outil YPAREO
ACTIVITES ANNEXES
- Participer aux réunions de coordination de l'équipe administrative ou réunions
pédagogiques proposées par le directeur-adjoint.
- Participer aux réunions des personnels administratifs du CFA.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du lycée et campus, en roulement avec les
autres collègues de l'équipe administrative.
- Participer aux temps forts de l'établissement et à la promotion des formations (portes
ouvertes, salons .)
- Assurer de façon ponctuelle des missions demandées par la direction de l'établissement.
PROFIL RECHERCHE
FORMATION
- Niveau Bac +2 minimum dans le domaine administratif
- Excellente maîtrise du français à l'écrit et oral
- Expérience exigée (2 ans minimum) dans le domaine administratif, idéalement dans
l'enseignement supérieur.
- Maîtrise des logiciels administratifs, des outils de communication et idéalement des
logiciels Charlemagne et Ypareo.
VOS QUALITES
- Intégrité, confidentialité et grande réserve professionnelle.
- Rigueur d'organisation des plannings et de gestion documentaire.
- Qualités d'écoute, d'autorité et de relationnel.
- Capacité à organiser et gérer son travail en toute autonomie.
- Esprit d'initiative, sens des responsabilités et aptitude au travail en équipe.

Experience: 2 An(s)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement secondaire général

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

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